数字化赋能社团组织  活动管理工具发挥更大作用

作为一个体量庞大且活动繁多的社团组织，如何高效运营管理日常的活动是一个重要课题。近年来，随着数智化技术的迅速发展，社团组织开始重视借助数智化工具的应用，实现社团对内管理、对外服务。

智会通作为一个专业的社团管理工具，能够为社团组织提供包括会员管理、活动管理、资讯管理、信息通知、内部OA、会员服务、项目管理、专家智库、培训考证、证书管理、遴选评审、调查问卷、招商推广、商机交流等为一体的数字化功能，全方位商业场景数智化解决方案。实现全链条数智化、可视化，打造以大数据为基础，以人工智能为手段，通过云计算技术驱动赋能社团组织深度服务会员单位，助力推动产业的数智化升级。产品详情请点击查看

在传统模式下，社团组织开展活动是一项繁杂劳心费力的任务。因为社团组织的会员单位形式各异，也太不同，所以比较难同一时间大规模聚集活动，如果纯靠人工来完成活动报名、签到，甚至活动还可能涉及食宿安排等，有的还涉及到活动的费用等，以及是否需要开发票，也有可能退费等相关事宜，会相当耗时耗力，而且中间环节很容易出错。

智会通活动管理功能的使用改变了社团组织的这个现状，其功能覆盖了协会活动前、中、后期的方方面面，而且还与会员系统全面打通，极大地提升了社团组织开展活动的效率。

01 活动报名

智会通支持各类活动的报名管理，无论是文旅教培行业还是社团培训班、研讨会，还是学术会议和年会等等，统统都可以在后台配置。因为智会通的活动管理系统和会员系统是打通的，会员的基本信息会在提交报名时自动带入，参与者在社团小程序上即可立即报名，各类信息都可以快速在后台反馈，全智能化处理。

对于本人报名和多人报名（代报名），智会通都提供了便捷的解决方案，让会员们可以快捷的报名参与活动。报名成功后，除了可以查看本人的报名信息之外，同时也可以为他人报名。

在后台的报名审核列表，因为智会通活动系统和会员系统全面打通，所以协会秘书处工作人员不仅可以看到基本的报名信息，还能十分方便地查看用户卡片和会员卡片等内容。

点击用户名右侧即弹出用户卡片，用户的基本信息包括最新动态一目了然，值得一提的是这里还很方便随时给用户打标签、查看标签，报名审核时通过查看标签内容上标注的重点信息，如需要特别注意的用户、有不良记录的用户，来更方便地识别用户，提高审核效率。

会员卡片同理，会员卡片上可以查看到更详细的会员信息，包括会员标签、会费到期时间，会员的最新动态，跟进记录和会员积分等内容。同时，点击单位名称还能很方便地查看同单位报名人员的信息。

02 活动缴费

社团组织开展的部分活动涉及到缴费，对于会员数量庞大的社团组织来说，缴费、开发票、退费等都是相当重要且不容出错的流程，这一工作也会耗费非常多的人力物力。

值得一提的是，使用智会通系统，秘书处工作人员不仅可以在后台设置各类票种和附加费用，而且还可以设置会员价和非会员价。用户在小程序上报名的时候，系统就能根据其身份自动识别出其应该按照哪类价格标准缴费，既维护了用户权益，又提升了报名效率。

而且智会通活动管理在支付方式的多样性上做得相当出色，为用户提供了包括微信支付、对公转账以及现场缴费在内的多种支付选择，从而极大地简化了缴费流程，让参与者能够更加便捷地完成支付。现在还支持缴费后置，可以先报名，审核通过后再缴费，在活动的任何阶段设置缴费流程都能够实现。

除了多种支付方式外，智会通活动管理支持开发票和退款等服务，进一步提升了用户体验。用户可以在小程序上申请发票，方便财务报销；若因特殊原因需要退款，也可在小程序上直接提交申请，秘书处在后台收到退款申请后，可按照相关规定进行及时退款。这些服务的提供，让用户在参与活动的过程中更加省心、放心。

03 活动签到

智会通的签到功能，以其多样化和智能化的特点，极大地便利了各类活动的签到流程，确保了活动的顺利进行。具体来说，这一功能支持多种签到方式，可以满足社团组织各类活动的签到需求。

首先，是小程序点击签到和手写签到，用户只需通过协会的小程序，点击签到按钮即可完成签到。这种方式便捷快速，适用于参会人数众多、时间紧凑的场合。同时，该功能还支持定位限制，确保签到者必须在指定的活动范围内进行签到，有效防止了代签和作弊行为。而手写签到是指通过在小程序手写电子签名进行签到的方式，适用于社团组织的一些特殊活动场合。

其次，是现场入场码签到和签到码签到。入场码签到方式则更为严谨和安全。活动报名成功后，每个参会者都会在小程序上生成一个入场码，参会者需在入场时出示此码给现场的工作人员扫描，以此确认身份并完成签到。这种方式适用于对身份验证要求较高的场合，如学术会议、行业论坛等。签到码与入场码的区别在于：签到码是参与者主动去扫描活动方提供的二维码进行签到，操作也十分简单方便，能够多人去同时完成签到的动作。

值得一提的是，所有的签到数据都可以在后台实时同步。通过签到数据，活动方可以实时了解参会者的到场情况、签到时间等信息，为活动的后续安排提供有力支持。

04 资源分配

智会通的资源分配功能，无疑是社团组织在筹备各类活动时的一大利器。该功能涵盖了宴会排座、乘坐巴士、房间住宿等多个方面的资源分配，使得整个活动流程更加有序、高效。

在宴会排座方面，智会通能够根据参与者的身份、职务或特定需求，自动或手动为他们分配合适的座位。这避免了传统方式中可能出现的座位冲突或不合理安排的情况，确保了宴会的顺利进行。

值得一提的是，参会者可以通过小程序上的“行程安排”查看自己的座位信息、车次信息或者住宿房间号等，无需在现场询问或查找，大大提升了活动的体验感和便捷度。

另外，”行程安排“卡片上不仅会展示分配结果，还会显示包括活动信息、身份信息、温馨提示甚至会费到期时间等信息。这样，参会者可以一目了然地了解自己的各类信息，同时也方便社团组织对已欠费的会员进行会费的催缴工作。

总之，智会通的资源分配功能为社团组织的活动筹备提供了极大的便利。它不仅简化了资源分配的过程，提高了分配的效率，还通过活动通行证为参与者提供了便捷的信息查看方式。这无疑将大大增强社团组织活动的专业性和参与者的满意度。

目前已经有不少的社团组织已经开始使用智会通管理系统了。

客户案例

以上仅仅是智会通活动管理的最基本的一些功能，还有关于作品投稿、抽签、考级、体育赛事、投票评选、议事表决等各类进阶功能，咱们下次再一一给大家介绍。

数字化赋能社团组织的好处，不仅仅限于提高工作效率，更是为协会带来了巨大的价值。数字化工具的运用让会员们能够更加便捷地参与到协会的活动中，增强了协会的凝聚力和影响力。通过数字化平台，协会能够更加方便地与外部机构合作，打破地域限制，促进行业内资源的共享与交流。

最重要的是，数字化赋能让协会对会员需求的了解更加全面，有助于协会更好地满足会员的需求，打造更具竞争力的协会。让我们紧跟时代的步伐，利用好数字化工具，开创社团组织的崭新未来！

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